Så skickar du en för stor pdf med e-post (och varför 25 MB inte är 25 MB)

Gmail, Outlook och Yahoo utlovar 25 MB, men en bilaga på 20 MB kan ändå studsa. Vi går igenom de verkliga gränserna hos varje tjänst, vilken storlek du ska välja beroende på mottagaren och de tre utvägarna när pdf:en inte får plats.

Av Robert Bzia·Uppdaterad 16 oktober 2026·8 min läsning

Det händer ofta med just de dokument som brådskar mest: den skannade akten som revisorn ber om, lönebeskeden till banken, projektet som måste iväg före lunch. Du trycker på skicka och strax därefter kommer ett meddelande från e-postservern: meddelandet överskrider den tillåtna storleken. Eller ännu värre: inget meddelande alls, och mottagaren får det aldrig.

Lösningen är sällan krånglig, men innan du börjar komprimera på måfå är det bra att förstå två saker: hur mycket som faktiskt får plats i ett mejl och varför pdf:en är så stor från början. När det är klart väljer du rätt storlek på första försöket.

Hur mycket du kan bifoga i Gmail, Outlook och andra e-posttjänster

Varje tjänst sätter en gräns per meddelande, där alla bilagor och ibland även texten räknas ihop. Här är de sändgränser som de största tjänsterna anger, tillsammans med vad som faktiskt får plats när kodningen är avräknad:

Två viktiga förbehåll. För det första är din tjänsts gräns bara halva sanningen, eftersom meddelandet också måste få plats i mottagarens inkorg. Gmail tar emot inkommande mejl på upp till 50 MB, men många servrar hos företag och myndigheter är fortfarande inställda på 10 MB eller ännu mindre, och det är den lägsta av de två gränserna som gäller. För det andra ändras gränserna då och då, så om du ligger precis på gränsen, kolla din tjänsts hjälpsidor.

Varför en pdf på 20 MB inte får plats i ett mejl på 25 MB

E-post skapades för att skicka text, inte filer. För att en pdf ska kunna följa med i ett meddelande gör ditt e-postprogram om den till ett textformat som heter Base64, där varje grupp om 3 byte skrivs med 4 tecken. Omvandlingen har ett fast pris: bilagan växer med 33 %, och lite till om man räknar med radbrytningar och meddelandets huvuden.

Stäng bild

Svep för att se hela bilden

Därför blir räkningen så här: en pdf på 18 MB blir ett meddelande på omkring 24–25 MB, precis på gränsen. En på 20 MB hamnar runt 27 MB och får inte längre plats, även om e-postprogrammet lät dig bifoga den utan att protestera. Vissa program kontrollerar originalfilens storlek när du bifogar den, men den mottagande servern mäter det redan kodade meddelandet, och det är den som avgör.

Tre utvägar när pdf:en inte får plats

Är din fil över gränsen finns det tre vägar. De utesluter inte varandra, men var och en passar bäst i en viss situation.

1. Komprimera den till en viss storlek

Det är det mest direkta alternativet när dokumentet måste skickas som bilaga: för att en myndighet kräver det, för att mottagaren inte öppnar externa länkar eller för att du vill ha det arkiverat i själva mejlet. Det viktiga är att komprimera mot ett mål och inte ”så mycket som möjligt”: finns det marginal finns det ingen anledning att tappa kvalitet.

Med en skannad pdf, som är det vanligaste fallet med stora filer, blir minskningen ofta enorm utan att det märks när man läser. I guiden om varför en pdf är så stor förklarar vi var storleken kommer ifrån och vilken upplösning ett dokument behöver för att förbli läsbart.

2. Skicka en länk i stället för filen

Gmail och Outlook.com föreslår det själva när du går över gränsen: de laddar upp filen till Google Drive eller OneDrive och lägger in en länk i meddelandet. Det är den bästa utvägen för filer som inte får tappa kvalitet, som ritningar, tryckfärdiga kataloger eller foton. I gengäld ligger filen hos en molntjänst, mottagaren behöver behörighet för att öppna den och länken kan sluta gälla eller sluta fungera om du raderar filen.

3. Dela upp den i flera delar

Är dokumentet långt och tar mottagaren emot flera mejl kan du dela upp det i mindre pdf-filer, var och en under gränsen. Sidorna rörs inte, så texten går fortfarande att markera. Tänk på att delarna tillsammans blir något större än originalet, eftersom varje del behöver en egen kopia av typsnitten, och att en digital signatur inte längre är giltig efter uppdelningen.

Stäng bild

Svep för att se hela bilden

Vilken storlek du ska välja beroende på mottagaren

Rätt siffra beror inte bara på din e-posttjänst, utan på den svagaste länken i kedjan. Som riktmärke:

• Okänd mottagare eller företagsadress: sikta på 10 MB eller mindre totalt. Det är den gräns som många företagsservrar fortfarande har, och den ställer aldrig till problem.
• Mellan Gmail, Outlook.com och Yahoo: upp till ungefär 18 MB bilagor per meddelande.
• Webbformulär och myndigheters e-tjänster: där gäller inte e-postkodningen, men de har egna gränser, ofta 2 till 10 MB per fil. Använd exakt den siffra de anger.
• Flera pdf-filer i samma meddelande: gränsen gäller summan. Tre dokument i ett mejl på 10 MB blir ungefär 3 MB vardera.

Steg för steg: gör en pdf redo att bifogas

1. Kolla hur stor pdf:en är och välj mål enligt regeln ovan. Om du är osäker, 10 MB.
2. Öppna komprimeraren, dra in filen och skriv storleken. Skickar du flera pdf-filer i samma mejl, fördela gränsen mellan dem.
3. Vänta tills det är klart: verktyget provar upplösningar från högsta till lägsta och behåller den bästa kvalitet som ryms i den önskade storleken.
4. Öppna resultatet och kontrollera att det går lätt att läsa, särskilt finstilt och underskrifter.
5. Bifoga det i mejlet. Är det viktigt, skicka först en kopia till dig själv för att se att den kommer fram.

Är dokumentet för långt för att komprimeras utan att texten blir lidande, slå på funktionen dela upp i samma verktyg: du skriver maxstorleken per del och får så många pdf-filer som behövs, utan att sidorna rörs.

Vanliga frågor

Nästa steg

De här sidorna öppnar verktyget med den vanligaste storleken för varje fall:

• Komprimera en pdf till 10 MB, det säkra målet för alla inkorgar.
• Komprimera en pdf till 5 MB, om du skickar flera dokument i samma mejl.
• Komprimera en pdf till 2 MB, för webbformulär och myndigheters e-tjänster.

Innehåller pdf:en personuppgifter och litar du inte på komprimerare på nätet förklarar vi i den här guiden hur du kontrollerar att filen inte lämnar din enhet. Och vill du veta vad som tar plats i ditt dokument, kör det genom pdf-röntgen.

Skickar du den från mobilen? Guiden för att komprimera en pdf på iPhone, Android, Mac och Windows har stegen för varje system.

Och vill du hellre skicka den i flera mejl utan att tappa kvalitet förklarar den här guiden hur du delar upp en pdf efter storlek i delar som håller sig under gränsen.

Se alla guider · Gå till pdf-komprimering